Hoe kun je een effectieve telefonische vergadering houden als je aan de andere kant van de wereld bent?

In onze adviessector moeten wij dagelijks met onze klanten communiceren. Wij maken uiteraard gebruik van e-mail en instant messaging, maar wij hebben ook regelmatig telefonische vergaderingen met een of meer mensen.

Hier zijn wat tips om het zo soepel mogelijk te laten verlopen.

1/ Op tijd zijn

Zoals u misschien al hebt gemerkt, beginnen vergaderingen zelden op tijd, zelfs niet wanneer iedereen in hetzelfde gebouw werkt.

Er is altijd een oponthoud van 5 tot 10 minuten totdat iedereen gearriveerd is en zich geïnstalleerd heeft. Dit geldt des te meer wanneer je verbinding moet maken met een Skype, een microfoon moet inpluggen, …

Wij maken er dan ook een erezaak van om uiterst stipt, verbonden en beschikbaar te zijn op het geplande tijdstip.

Dit is misschien niet genoeg om de vergadering op tijd te laten beginnen, maar het zal niet jouw schuld zijn 🙂

Het simpele feit dat u altijd op tijd bent, is een echt bewijs van ernst en draagt bij tot de geruststelling van uw klant, die niet zal denken dat hij een dienstverlener betaalt die cocktails drinkt op het strand in Thailand.

2/ Een goede internetverbinding hebben

Dit is absoluut noodzakelijk voor een goede geluidskwaliteit. Mijn ervaring is dat u ten minste 1 MB/seconde downstream en 1 MB/seconde upstreamnodig hebt.

Neerwaartse snelheid is zelden een probleem (anders zul je echt moeite hebben om te werken)

De upload snelheid is meer een probleem. In Turkije en Marokko , waar we nu bijna 3 maanden zijn, is de uploadsnelheid ongeveer 0,1 mo / seconde. Erg ingewikkeld om telefoongesprekken te voeren in deze omstandigheden.

Gelukkig zijn mobiele netwerken (3G / 4G) over het algemeen veel sneller en kunnen we zonder problemen bellen. Dus schakelen we over van onze wifi-verbinding naar onze mobiele verbinding als we moeten bellen.

Ideaal isom een plan B te hebben in geval van problemen (een wifi-verbinding en een mobiele verbinding / twee mobiele verbindingen, …).

Hoe dan ook, het hebben van een goede internetverbinding is jouw probleem, niet dat van je klant. Het is aan jou 🙂

3/ Goede uitrusting hebben

Maak niet de fout te vertrouwen op de ingebouwde microfoon en luidspreker van uw laptop.

Niet alleen is de geluidskwaliteit slecht, maar er is ook het risico van het genereren van een echo (het geluid van de persoon tegen wie je spreekt zal door de microfoon van je computer gaan en een lus genereren).

U hoeft er niet over na te denken, investeer in kwaliteitsmateriaal voor uw werkuitrusting.

Ik geef de voorkeur aan draadloze hoofdtelefoons om meer bewegingsvrijheid te hebben. De Bose QuietComfort 35 hoofdtelefoon heeft een ongelooflijke geluidskwaliteit. De Airpods van Apple zijn zeer ruimtebesparend en perfect geschikt voor een leven onderweg. Beide toestellen zijn te duur, maar de prijs is vergeten, de kwaliteit blijft.

Zorg voor een reserve hoofdtelefoon met kabel (zoals Apple Earpods) voor het geval de Bluetooth niet werkt of de batterij leeg raakt.

4/ Favour video conferencing

Ook al beschikken wij over alle middelen om efficiënt op afstand te werken, het feit dat je je cliënt nooit ziet, blijft een beperking.

Sommige studies zeggen dat 55% van de communicatie non-verbaal is (gezichtsuitdrukking, lichaamstaal, …).

Tegenwoordig zijn alle laptops uitgerust met een webcam. Het gebruik van een videoconferentie-oplossing zal dit ongemak verminderen. Het is ook leuk om de andere persoon te zien en je kunt je scherm delen als je een presentatie moet geven.

Vermijd echter de momenten waarop u in pyjama werkt 🙂

5/ De juiste softwareoplossing voorstellen

Jammer genoeg zijn veel mensen nog niet vertrouwd met conferentiegesprekken en beschikken zij niet over de nodige hardware of software.

In het begin van onze nomadische activiteit, werden geen gesprekken correct gevoerd.

Ook al waren we 100% operationeel aan onze kant, er was altijd een probleem aan de kant van de klant.

Tussen de klant die Skype niet geïnstalleerd had, degene die zijn login niet kon vinden, degene die zijn microfoon niet aan de praat kreeg, … De verschrikking bij elke vergadering!

Het is jouw taak om je klant de juiste oplossing te bieden om het te laten werken.

Wat mij betreft, dit zijn de oplossingen die ik aanbeveel:

A/ Als ik maar één gesprekspartner heb

Terug naar de basis: ik bel hem rechtstreeks op zijn telefoon met mijn Franse virtuele telefoonnummer. Het kost me drie keer niets en het is volledig transparant voor mijn klant die niets hoeft te installeren en geen andere hardware nodig heeft dan zijn telefoon.

De ideale oplossing.

B/ Als ik wil videoconferencen

Skype werkt goed onder twee voorwaarden: uw client heeft het geïnstalleerd en het onthoudt zijn inloggegevens.

Ik beloof je dat je die willekeur wilt elimineren 🙂

De ideale oplossing voor mij is Appear.in Het is gratis (beperkt tot 4 gelijktijdige bellers in de gratis versie), er is niets te installeren (hij gebruikt zijn browser op computer of mobiel) en uw klant hoeft zich niet te registreren (je geeft hem een eenvoudige link om te delen, altijd hetzelfde).

NB: De oplossing heet nu Whereby en ik bespreek ze in detail in dit artikel.

Het is simpel en effectief.

Als uw klant geen headset heeft en het geluid vreselijk is, kunt u zelfs het geluid uitschakelen, het beeld behouden en hen bellen met de A/oplossing

Met Appear.in, kunt u ook uw scherm delen (u moet een plugin installeren op uw browser om dit te doen, maar het is slechts een klik verwijderd).

C/ Als u meerdere contactpersonen op verschillende locaties hebt

Het wordt ingewikkelder 🙂

Skype of Appear.in zijn niet echt opties, er zal altijd iemand zijn die niet over de juiste apparatuur beschikt.

Gotomeeting is een prima oplossing (tegen betaling). Een beetje zoals Appear.in, kun je een link delen (met een toegangscode) voor het visuele aspect zonder iets te moeten installeren.

Voor het geluid heeft elke beller de keuze: als hij uitgerust is, kan hij zijn headset gebruiken. Is hij dat niet, dan kan hij een gratis telefoonnummer bellen (met een toegangscode) en zijn telefoon gebruiken zoals voor een klassiek gesprek.

Een uitstekende oplossing.

EDIT: Hangouts Meet, in zijn betaalde versie, biedt dezelfde functionaliteit. Het is nu de oplossing die ik het vaakst gebruik.

Conclusie

Deze tips zijn relatief eenvoudig, maar als je ze allemaal volgt, zul je efficiënter zijn dan 90% van je concurrenten, of ze nu nomadisch zijn of niet.

U zult aan professionalisme winnen in de ogen van uw klanten die stilaan zullen vergeten dat u duizenden kilometers ver weg bent.